Az online számlázás nagy változáson, fejlődésen megy át mostanában. Megkérdeztük Tatabánya könyvelő iroda vállalkozását, milyen a mostani gyakorlat. Vegyünk egy olyan példát, hogy a vállalkozó székhelye Tatabánya, a vásárló címe pedig Tata. Hagyományosan, az utóbbi évekig szinte kizárólagosan ilyenkor az történt, hogy a tatabányai posta bevétele gyarapodott egy egyszerű, vagy egy ajánlott levél díjával. Természetesen a tatabányai papírbolt is jól járt, mert egy olyan borítékot is el tudott adni, amire az online számlák alkalmazásával nem lett volna szükség. Nem járt jól a vállalkozó, aki mindezt kifizette, és talán a könyvelő sem, akinek az egyszer már elektronikus formában létező számla adatokat a papírról újra digitalizálnia kellett. A tőkeerős vállalkozások már évek óta választhatják a tisztán elektronikus számlát, azaz e-számlát, de erre itt nem térünk ki, mert a hitelesítés költsége kis tételben elég jelentős a számla végösszegéhez viszonyítva. A jelenlegi gyakorlat szerint azonban elterjedt módszer az, hogy a számla hivatalosan papír-alapúnak minősül, de valójában a papírra nyomtatás két külön helyen valósul meg. Egyrészt a vállalkozás kinyomtatja a saját példányát magának, amit átad a könyvelő iroda részére, másrészt a vevő is kinyomtatja magának, ha el kívánja számolni költségként. Nem kell azonban e módszer alkalmazásánál postán is továbbítani a számlát a vevőhöz (a példában Tatára), így a postaköltséget és a boríték költségét, továbbá a hajtogatásra, feladásra szánt munkaidő költségét is meg lehet takarítani. A PDF-számlák alkalmazásával megtakarított költségek miatt a vállalkozás kedvezőbb árakat tud biztosítani az olyan esetekben is, amikor a fenti költségek összemérhetőek lennének a számla végösszegével (pl. 1000-2000 Ft-os számláknál).